Datenschutzerklärung

Nachfolgend „wir“ oder „Echtly“.

Echtly ist eine Plattform für elektronische Signaturen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um unseren Dienst bereitzustellen, die Sicherheit und Integrität von Signaturvorgängen zu gewährleisten und gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.

Wir verarbeiten Ihre Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: Bereitstellung der Signaturplattform, Benutzerkonto-Verwaltung, Durchführung von Signaturvorgängen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung: Aufbewahrung von Audit-Trails und signierten Dokumenten gem. eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 sowie handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse: Betriebssicherheit, Missbrauchsprävention, Verbesserung unseres Dienstes.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung: Soweit Sie uns eine gesonderte Einwilligung erteilt haben (z. B. für optionale Benachrichtigungen).

Echtly verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:

Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies eingesetzt. Eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist für technisch notwendige Cookies nicht erforderlich.

Beim ersten Besuch unserer Website wird Ihnen ein Cookie-Consent-Banner angezeigt, über das Sie Ihre Präferenzen verwalten können. Die Kategorien „Statistik“ und „Marketing“ sind derzeit nicht aktiv und dienen der Vorbereitung für zukünftige Funktionen. Ihre Einstellungen werden ausschließlich lokal in Ihrem Browser (localStorage) gespeichert und können jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer der Website geändert werden.

Wir geben Ihre Daten nur weiter, soweit dies für die Erbringung unseres Dienstes erforderlich ist:

• Hosting & Speicherung: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland – Server und Objektspeicher (S3-kompatibel) in deutschen Rechenzentren. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor.
• E-Mail-Versand: Der Versand erfolgt über selbst betriebene SMTP-Infrastruktur auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Es wird kein externer E-Mail-Dienstleister (z. B. SendGrid oder Mailgun) eingesetzt. Es werden nur die für den Versand notwendigen Daten (Empfänger-E-Mail, Betreff, Inhalt) übermittelt.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert.

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:

• TLS-Verschlüsselung (HTTPS) für alle Verbindungen
• Passwort-Hashing mit bcrypt
• Zugriffskontrolle über rollenbasierte Berechtigungen (RBAC)
• Lückenloser Audit-Trail aller Signaturvorgänge
• Digitale Signierung fertiger Dokumente mit PKCS#7/CMS
• Rate-Limiting für öffentliche Endpunkte
• CSRF-Schutz und Security-Header (HSTS, CSP)

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermitteln.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO jederzeit widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an fb@fb-re.de.

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Im Rahmen der Durchführung elektronischer Signaturvorgänge verarbeiten wir folgende zusätzliche Daten, die für die Nachweisbarkeit und Rechtsverbindlichkeit der Signatur erforderlich sind:

• Digitale Signaturbilder (Zeichnung, Schriftzug oder hochgeladenes Bild)
• Zeitstempel der Signaturhandlung (RFC 3161-konform)
• IP-Adresse und User-Agent des Unterzeichners zum Signaturzeitpunkt
• Zustimmungserklärung zur elektronischen Signatur gem. eIDAS-Verordnung
• Hash-Werte (SHA-256) der signierten Dokumente

Diese Daten werden als Bestandteil des Audit-Trails für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gespeichert und können nicht vorzeitig gelöscht werden.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Alle relevanten Entscheidungen werden von natürlichen Personen getroffen.

Beim ersten Besuch unserer Website wird Ihnen ein Cookie-Consent-Banner angezeigt, über das Sie Ihre Präferenzen für verschiedene Cookie-Kategorien verwalten können:

• Notwendig (immer aktiv) – Technisch erforderliche Cookies für Sitzungsverwaltung und CSRF-Schutz. Eine Einwilligung ist gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG nicht erforderlich.
• Statistik (derzeit nicht aktiv) – Reserviert für zukünftige Analysefunktionen zur Verbesserung unseres Angebots. Wird nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert.
• Marketing (derzeit nicht aktiv) – Reserviert für zukünftige personalisierte Inhalte. Wird nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert.

Ihre Einstellungen werden ausschließlich lokal in Ihrem Browser gespeichert (localStorage) und nicht an unsere Server übermittelt. Sie können Ihre Präferenzen jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer der Website ändern oder zurücksetzen.

Unser Dienst richtet sich an Unternehmen und volljährige Personen. Die Plattform ist nicht für die Nutzung durch Personen unter 16 Jahren bestimmt. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen.

Sollte uns bekannt werden, dass eine minderjährige Person personenbezogene Daten übermittelt hat, werden diese unverzüglich gelöscht. Bitte kontaktieren Sie uns unter fb@fb-re.de, wenn Sie Kenntnis von einem solchen Fall haben.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.