Rechnungen, Bestellungen, Reisekosten und interne Genehmigungen als sequenzieller Signatur-Workflow. Vier-Augen-Prinzip, klare Zuständigkeiten und lückenloser Audit-Trail — statt loser E-Mail-Konversation.
Anwendungsbeispiele
Alle vier Workflows nutzen dieselben Grundbausteine — sequenzielle Signatur, Rollen, Audit-Trail. Was sich unterscheidet, ist die Kette der Beteiligten.
Eingehende Kreditorenrechnung > 5.000 € braucht Sachbearbeiter, Kostenstellen-Verantwortlichen und Geschäftsführung — bis heute Papier oder loser E-Mail-Verkehr.
Kein Nachfragen wo der Vorgang steckt. Audit-Trail zeigt jede Freigabe mit Zeitstempel und IP.
Fachabteilung will Hardware/Dienstleistungen bestellen, braucht Einkauf und Budget-Verantwortlichen — sonst Rückläufer aus dem Controlling.
Vorlage wiederverwendbar. Compliance-Kette lückenlos. Erinnerung nach 3 Tagen automatisch.
Mitarbeiter reicht Reisekostenabrechnung ein, Vorgesetzter prüft, Buchhaltung archiviert — heute meist Excel-Formulare per E-Mail.
Belege digital angeheftet, versiegeltes PDF geht 10 Jahre revisionssicher ins WORM-Archiv.
Urlaubsantrag, Zeugnisfreigabe, Vertragsanpassung — jedes Mal derselbe Ping-Pong-Ablauf über verstreute Kanäle.
Rollenbasierte Zuständigkeiten, keine vergessene E-Mail, klare Deadline.
Wie das technisch funktioniert
Empfänger einer nach dem anderen — der nächste bekommt erst dann eine Einladung, wenn der Vorgänger freigegeben hat. Vier-Augen-Prinzip ohne Extra-Software.
Jede Freigabe landet mit Zeitstempel und IP in einer SHA-256-Hash-Chain. WORM-Archiv 10 Jahre — GoBD, HGB, AO.
Wer nach 3 Tagen nicht signiert hat, bekommt automatisch eine Erinnerung. Kein manuelles Nachfassen.
Einmal die Freigabe-Kette definieren — beim nächsten Mal 1 Klick statt Formular neu bauen.
Freigabe-Workflows sind Teil des Business-Plans. Kostenlos starten im Starter-Tarif und später skalieren.
