Was ist eine digitale Unterschrift?
Eine digitale Unterschrift ist ein elektronisches Datum, das einer handschriftlichen Unterschrift entspricht. Sie wird an ein Dokument angehängt und bestätigt, dass eine bestimmte Person den Inhalt gelesen und akzeptiert hat.
Technisch gesehen gibt es einen Unterschied: Eine digitale Unterschrift verwendet kryptographische Verfahren (z.B. Hash-Werte und Zertifikate), während der Begriff elektronische Signatur der Rechtsbegriff aus der eIDAS-Verordnung ist.
In der Praxis werden beide Begriffe synonym verwendet. Wenn jemand sagt "Ich möchte eine digitale Unterschrift erstellen", meint er in der Regel: ein Dokument elektronisch signieren lassen.
Methode 1: Kostenlose Tools (für Einzeldokumente)
Für einfache Anwendungsfälle gibt es kostenlose Online-Tools wie PDF24, Adobe Acrobat Online oder SmallPDF. Damit können Sie ein PDF öffnen, Ihre Unterschrift zeichnen oder als Bild einfügen und das Dokument herunterladen.
- Keine kryptographische Absicherung oder Beweiskraft
- Kein Audit-Trail -- nicht nachvollziehbar, wer wann signiert hat
- Keine Empfängerverwaltung oder Erinnerungen
- Keine Vorlagen für wiederkehrende Prozesse
Geeignet für
Private Dokumente, interne Notizen, Einverständniserklärungen ohne Formerfordernis
Nicht geeignet für
Verträge, rechtlich relevante Dokumente, regulierte Branchen, Geschäftsprozesse mit Nachweispflicht
Methode 2: Professionelle Signatur-Plattform (für Geschäftsdokumente)
Sobald Sie Dokumente mit Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeitern austauschen, brauchen Sie mehr als ein Zeichen-Tool. Eine professionelle Plattform bietet:
- Audit-Trail mit Hash-Chain -- lückenlose Dokumentation jeder Aktion
- Empfängerverwaltung -- mehrere Unterzeichner mit Reihenfolge und Rollen
- Automatische Erinnerungen -- kein manuelles Nachfassen
- Vorlagen-System -- wiederkehrende Dokumente in Sekunden versenden
- Kryptographische Signatur -- in Adobe Acrobat prüfbar, rechtlich belastbar
Mit Echtly können Sie in weniger als zwei Minuten Ihr erstes Dokument zum Signieren versenden -- kostenlos und ohne Kreditkarte.
Schritt-für-Schritt: Digitale Unterschrift mit Echtly
Auf Warteliste
- Account erstellen auf echtly.de -- E-Mail und Passwort genügen
- Keine Kreditkarte erforderlich
- 5 Dokumente pro Monat kostenlos signieren
PDF hochladen
- Drag & Drop oder Datei auswählen
- Bis zu 50 MB pro Dokument, beliebige Seitenzahl
- Titel vergeben und Empfänger hinzufügen
Signaturfelder platzieren
- Felder per Drag & Drop auf dem PDF platzieren: Unterschrift, Datum, Textfeld, Checkbox
- Jedes Feld einem bestimmten Empfänger zuweisen
- Pflicht- oder optionale Felder individuell markieren
Versenden
- Empfänger erhalten automatisch eine E-Mail mit Signiereinladung
- Optional: Sequentielle Reihenfolge festlegen (Empfänger 2 signiert erst nach Empfänger 1)
- Optional: Ablaufdatum und automatische Erinnerungen konfigurieren
Signiertes Dokument erhalten
- Empfänger signieren online -- am Desktop oder auf dem Smartphone
- Sie werden automatisch benachrichtigt, sobald alle unterschrieben haben
- PDF mit eingebettetem Audit-Trail und kryptographischer Signatur herunterladen
Was macht eine gute Signatur-Plattform aus?
Nicht jede Lösung bietet denselben Funktionsumfang. Achten Sie bei der Auswahl auf diese Kriterien:
Mehr zum Thema Signatur-Stufen finden Sie in unserem Artikel EES, FES, QES: Welche Signatur brauche ich?
Häufige Fehler vermeiden
PDF als Bild scannen statt als Text-PDF
Wenn ein PDF nur aus eingescannten Bildern besteht, können Signaturfelder nicht präzise platziert werden. Nutzen Sie nach Möglichkeit digital erstellte PDFs oder verwenden Sie OCR vor dem Upload.
Falsche Signatur-Stufe wählen
Manche Dokumente (z.B. Verbraucherkredite, bestimmte Arbeitsverträge) erfordern eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Prüfen Sie vorab, ob ein Formerfordernis besteht.
Keinen Audit-Trail verwenden
Ohne lückenlosen Nachweis (wer hat wann was signiert) verliert Ihre digitale Unterschrift im Streitfall an Beweiskraft. Eine Hash-Chain macht Manipulationen erkennbar.
US-Anbieter für sensible Daten nutzen
Berufsgeheimnisträger (Anwälte, Ärzte, Steuerberater) riskieren bei US-Cloud-Anbietern einen Verstoß gegen Paragraph 203 StGB. Setzen Sie auf Anbieter mit deutschen Servern.