Arbeitsvertrag digital unterschreiben: Ist das rechtsgültig?
Die Digitalisierung im Personalwesen schreitet voran. Immer mehr Unternehmen möchten Arbeitsverträge, Onboarding-Dokumente und Betriebsvereinbarungen elektronisch signieren lassen. Doch welche Dokumente dürfen digital unterschrieben werden – und welche nicht? Dieser Ratgeber klärt die Rechtslage nach aktuellem Stand (2025).
Ja – unbefristete Arbeitsverträge können seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (2025) vollständig digital signiert werden. Für befristete Verträge ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich. Kündigungen müssen weiterhin auf Papier erfolgen.
Formfreiheit im Arbeitsrecht
Grundsätzlich gilt im deutschen Arbeitsrecht der Grundsatz der Formfreiheit. Ein Arbeitsvertrag kann laut § 611a BGB mündlich, per Handschlag oder digital geschlossen werden. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, einen unbefristeten Arbeitsvertrag schriftlich abzuschließen.
Das bedeutet: Eine einfache elektronische Signatur (EES) reicht für unbefristete Arbeitsverträge grundsätzlich aus. Der Vertrag ist genauso rechtsverbindlich wie ein handschriftlich unterschriebenes Dokument.
Die Formfreiheit hat jedoch Grenzen. Bestimmte arbeitsrechtliche Dokumente unterliegen dem Schriftformerfordernis nach § 126 BGB. In diesen Fällen reicht eine einfache elektronische Signatur nicht aus. Mehr zur Rechtgültigkeit digitaler Unterschriften finden Sie in unserem Grundlagenartikel.
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (2025)
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV hat der Gesetzgeber seit 2025 eine wichtige Änderung vorgenommen: § 2 Abs. 1 NachwG verlangt nun nur noch Textform statt Schriftform für die Nachweispflichten des Arbeitgebers.
Was bedeutet das konkret?
- Arbeitgeber müssen die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht mehr eigenhändig unterschreiben oder per QES signieren.
- Textform (§ 126b BGB) genügt – also auch ein PDF-Dokument mit einer einfachen elektronischen Signatur (EES) oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES).
- Die Änderung gilt für alle Nachweispflichten: Arbeitsort, Arbeitszeit, Vergütung, Kündigungsfristen und weitere Vertragsinhalte.
Praktisch bedeutet das: Der gesamte Prozess vom Vertragsversand bis zur Unterschrift kann digital ablaufen. Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer müssen ein Papier ausdrucken, unterschreiben und zurückschicken.
Welche HR-Dokumente können digital signiert werden?
Nicht alle Dokumente im Personalwesen können mit derselben Signaturstufe digital unterschrieben werden. Die folgende Übersicht zeigt, welche Anforderungen gelten:
Sonderfall: Befristete Arbeitsverträge
Bei befristeten Arbeitsverträgen gilt eine besondere Regelung: § 14 Abs. 4 TzBfG verlangt die Schriftform. Das bedeutet, dass eine einfache elektronische Signatur (EES) oder eine fortgeschrittene Signatur (FES) nicht ausreicht.
Wird ein befristeter Arbeitsvertrag ohne Einhaltung der Schriftform geschlossen (z. B. nur mit EES), ist der Vertrag trotzdem gültig – die Befristung jedoch nicht. Der Vertrag gilt dann als unbefristet abgeschlossen. Das kann für Arbeitgeber erhebliche Konsequenzen haben.
Für befristete Arbeitsverträge benötigen Sie daher eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), die der eigenhändigen Unterschrift nach § 126a BGB gleichgestellt ist. Eine QES erfüllt das Schriftformerfordernis vollständig.
Der Echtly Business-Plan bietet QES als Add-on an. So können Sie befristete Verträge rechtssicher digital signieren lassen – mit der gleichen Plattform, die Sie auch für alle anderen HR-Dokumente nutzen.
Sonderfall: Kündigung
Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses unterliegt einer der strengsten Formvorschriften im deutschen Recht: § 623 BGB verlangt die Schriftform und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus.
Das bedeutet: Selbst eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist für Kündigungen nicht ausreichend. Die Kündigung muss auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift erfolgen. Eine per E-Mail, Fax oder digital signierte Kündigung ist formunwirksam und damit nichtig.
Diese Regelung gilt für beide Seiten – sowohl für die Kündigung durch den Arbeitgeber als auch durch den Arbeitnehmer. Auch für Aufhebungsverträge („Auflösungsvertrag“) ist die elektronische Form ausgeschlossen — § 623 BGB Halbsatz 2 nennt beide Fälle ausdrücklich und gilt nicht nur analog, sondern unmittelbar. Eine QES heilt die Formunwirksamkeit auch hier nicht.
Vorteile der digitalen Unterschrift im HR
Onboarding beschleunigen
Neue Mitarbeiter signieren den Arbeitsvertrag noch vor dem ersten Arbeitstag – bequem von zu Hause aus.
Compliance sicherstellen
Jede Signatur wird mit einem lückenlosen Audit-Trail dokumentiert – inklusive Zeitstempel, IP-Adresse und Geräteinformationen.
Remote-Hiring ermöglichen
Kandidaten signieren von überall auf der Welt. Kein Postversand, keine Wartezeiten, keine verlorenen Dokumente.
Kosten sparen
Kein Druck, kein Porto, kein Scannen, keine physische Archivierung. Alle signierten Dokumente werden automatisch digital gespeichert.
So setzen Sie es mit Echtly um
In drei Schritten zum digital signierten Arbeitsvertrag:
Arbeitsvertrag als PDF hochladen
Laden Sie Ihren Arbeitsvertrag als PDF hoch oder erstellen Sie eine wiederverwendbare Vorlage mit Platzhalterfeldern für Name, Startdatum und Vergütung.
Felder platzieren und versenden
Platzieren Sie Signaturfelder, Datumsfelder und Textfelder per Drag-and-Drop. Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters hinzu und versenden Sie den Umschlag.
Mitarbeiter signiert online
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link. Nach der Signatur erhalten beide Seiten das signierte PDF mit vollständigem Audit-Trail.
Arbeitsverträge ab heute digital signieren
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